Die Komponente Prüfmittelverwaltung (PM-IT) in SAP ERP ist ein umfassendes Werkzeug für ein professionelles, IT-gestütztes Prüfmittelmanagement. Es steht jedoch keine Funktion zur Verfügung, um Termine und Status der Prüf- und Messmittel komfortabel zu überwachen und im Bedarfsfall die logistische Abwicklung der Kalibrierung durch einen externen Dienstleister einzuleiten. Ebenso fehlt die Möglichkeit des automatisierten Datenaustausches gemäß VDI/VDE Richtlinie 2623. Es sind genau diese Funktionen, die die SAP-integrierte Add-On-Lösung „IDAP.prüfmittelmonitor“ zu einer cleveren Ergänzung zum SAP-Standard machen. Mit echten Mehrwert. So spart es  Zeit und senkt die Kosten. Es minimiert Fehleingaben. Es sorgt für eine durchgängige, papierlose Dokumentation. Und es führt zu mehr Transparenz.
 

Der IDAP.prüfmittelmonitor wickelt den gesamten Prozess der externen Kalibrierung in nur drei Schritten ab. Schnell und zuverlässig. Inklusive automatischer Datentausch zwischen Unternehmen und externen Kalibrierdienstleistern. Die Basis hierfür stellt die VDI/VDE Richtlinie 2623 dar. Diese Richtlinie beschreibt den Aufbau des Datenformates und legt die Datenstruktur im XML-Format fest. So wird ein flexibler Datenaustausch zwischen unterschiedlichen EDV-Systemen sichergestellt und die Übertragung von Daten erleichtert.

Im Rahmen der Warenausgangsbuchung zur Auslieferung der Prüfmittel werden die entsprechenden Daten automatisch per EDI oder Schnittstelle an den Kalibrierdienstleister übermittelt. Für den Datenaustausch wird dabei im Hintergrund eine XML-Datei generiert und zunächst in eine Download-Vormerkdatei abgespeichert. Über einen SAP-Hintergundjob  wird diese Datei regelmäßig abgearbeitet und die Dateien an einen FTP-Server übertragen.

Bei der Rückübermittlung der aktualisierten Prüfmitteldaten seitens des Kalibrierdienstleister - die unabhängig von der physischen Rücklieferung der Prüfmittel ist - werden die erforderlichen Ergebnisse (Status, Datum nächste Prüfung usw.) inklusive des Kalibrierzertifikats im PDF-Format wieder an den FTP-Server zurückübergeben. Der Upload zwischen dem FTP-Server und dem eigenen SAP-System erfolgt entsprechend dem Download über Hintergrundjobs. Damit sind die Stammdaten ohne manuellen Pflegeaufwand auf dem aktuellen Stand. Zugleich werden die Zertifikate automatisch im SAP-Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt.